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Como Usar a Ferramenta 5W2H para Delegar Tarefas e Organizar Seu Negócio.

  • Foto do escritor: João Cânovas
    João Cânovas
  • 31 de jul. de 2025
  • 8 min de leitura

e você é empresário ou empresária, sabe que, à medida que o seu negócio cresce, a gestão das tarefas e do time torna-se um desafio cada vez maior. Delegar não é apenas distribuir tarefas, mas acompanhar o que cada colaborador está fazendo, garantir que os processos sejam seguidos corretamente e que os indicadores de desempenho sejam positivos. Este artigo traz uma solução prática, simples e eficaz para este desafio: a ferramenta 5W2H.


Eu sou João Cânovas, especialista em franquias, e vou compartilhar com você uma metodologia que aplico no mundo das franquias para organizar operações, escalar negócios e melhorar a gestão. A ideia é que você consiga, com papel e caneta, mapear as tarefas do seu time, acompanhar sua execução e, assim, ganhar autonomia para crescer seu negócio. Vamos juntos aprender como aplicar o 5W2H para transformar a forma como você gerencia sua empresa.


O Que é a Ferramenta 5W2H?

5W2H é uma ferramenta de gestão de origem estrangeira, muito utilizada no mundo dos negócios para organizar tarefas, definir responsabilidades e acompanhar processos. O nome 5W2H vem das iniciais das perguntas que essa ferramenta ajuda a responder, todas em inglês:


What (O quê?)


Why (Por quê?)


Where (Onde?)


When (Quando?)


Who (Quem?)


How (Como?)


How Much (Quanto?)


Essas perguntas formam uma tabela simples, que você pode criar com papel e caneta, ou mesmo em uma planilha. O objetivo é detalhar cada tarefa em seu negócio, desde sua definição até o orçamento envolvido, passando por quem executa, onde, quando e como. Isso traz clareza para todos os envolvidos e facilita o acompanhamento e a entrega dos resultados.


Por Que Usar o 5W2H no Seu Negócio?

Delegar tarefas é mais do que passar ordens. É garantir que cada colaborador entenda o que deve fazer, por que é importante, como executar e quando deve ser feito. Sem essa clareza, você acaba refém do retrabalho, da necessidade de refazer tarefas e do descontrole da operação.


Com o 5W2H, você cria um guia visual e prático para sua equipe, que pode ser consultado a qualquer momento. Isso traz autonomia para o time, reduz dúvidas e falhas, e libera o gestor para focar em crescimento e expansão, em vez de estar atolado no dia a dia operacional.


Além disso, o 5W2H é uma ferramenta flexível, que pode ser aplicada em qualquer departamento ou setor do seu negócio, seja cozinha, financeiro, marketing, vendas ou operações. Você pode criar uma tabela para cada área ou até para cada colaborador, garantindo um controle detalhado e eficaz.


Como Montar a Tabela 5W2H

Agora vamos ao passo a passo para montar sua tabela 5W2H. Pegue papel sulfite, lápis, caneta, ou abra uma planilha no computador, e siga comigo:


Desenhe uma tabela com 7 colunas, que serão preenchidas com as perguntas do método: 5 colunas para os Ws e 2 colunas para os Hs.


Identifique o departamento ou área onde você vai aplicar a ferramenta. Pode ser a cozinha de um restaurante, o financeiro da empresa, o setor de marketing, entre outros.


Preencha cada coluna com as perguntas correspondentes e depois com as informações específicas para cada tarefa.


Vamos detalhar cada uma das colunas para você entender exatamente o que deve ser preenchido em cada uma delas.


1. What (O quê?) – Definição da Tarefa

Na primeira coluna, você descreve qual é a tarefa a ser realizada. Seja objetivo e claro. Exemplo: “Fazer hambúrguer”, “Fechar caixa”, “Enviar relatório mensal”, “Atualizar redes sociais”.


É fundamental que a tarefa esteja bem definida para evitar dúvidas e confusões no time.


2. Why (Por quê?) – Motivo da Tarefa

Aqui você explica a razão da existência daquela tarefa. Por que ela precisa ser feita? Qual o objetivo? Isso ajuda o colaborador a entender a importância do que está fazendo, o que aumenta o engajamento e a qualidade da execução.


Exemplo: “Fazer hambúrguer para repor o estoque e garantir vendas”, “Fechar caixa para controlar o fluxo de caixa diário”, “Enviar relatório para acompanhamento dos resultados gerenciais”.


3. Where (Onde?) – Local ou Departamento

Especifique onde a tarefa deve ser realizada. Pode ser um local físico, uma área da empresa ou um departamento.


Exemplo: “Ilha fria da cozinha”, “Caixa do restaurante”, “Setor financeiro”, “Departamento de marketing”.


4. When (Quando?) – Frequência ou Prazo

Defina a periodicidade com que a tarefa deve ser feita. Pode ser diária, semanal, mensal, ou em datas específicas.


Exemplo: “Toda segunda-feira, das 9h às 11h”, “Diariamente ao final do expediente”, “Até o dia 5 de cada mês”.


5. Who (Quem?) – Responsável pela Execução

Indique quem é o responsável por executar a tarefa. Pode ser uma pessoa específica ou uma equipe.


Exemplo: “Jorge e Elias”, “Equipe de vendas”, “Matilde, chefe da cozinha”.


6. How (Como?) – Processo ou Método

Este é o passo a passo detalhado de como a tarefa deve ser realizada. É aqui que você descreve os processos para evitar dúvidas e retrabalho.


Exemplo para “Fazer hambúrguer”:


Pegar a carne


Moer a carne


Temperar a carne


Pesar as bolinhas


Colocar nas formas


Embrulhar no plástico filme


Empilhar nas caixas


Etiquetar


Guardar no freezer


Ter esse processo documentado facilita a rotina dos colaboradores e mantém a padronização da qualidade.


7. How Much (Quanto?) – Orçamento ou Custo

Por fim, defina qual é o orçamento ou custo relacionado à tarefa. Isso ajuda no controle financeiro e na autonomia para compras ou negociações.


Exemplo: “Orçamento semanal de R$ 2.000 a R$ 2.200 para compra de insumos, com margem de 20% para negociação”.


Exemplo Prático: Organizando a Cozinha com o 5W2H

Vamos usar um exemplo concreto para ilustrar a aplicação do 5W2H. Imagine que você tem um estabelecimento de alimentação e quer organizar o departamento de cozinha. Veja como ficaria a tabela para a tarefa “Fazer hambúrguer”:


What (O quê?) Why (Por quê?) Where (Onde?) When (Quando?) Who (Quem?) How (Como?) How Much (Quanto?) Fazer hambúrguer Repor estoque para garantir vendas Ilha fria da cozinha (mesa de inox) Semanalmente, toda segunda-feira das 9h às 11h Jorge e Elias 1. Pegar a carne 2. Moer a carne 3. Temperar a carne 4. Pesar as bolinhas 5. Colocar nas formas 6. Embalar no plástico filme 7. Empilhar nas caixas 8. Etiquetar 9. Guardar no freezer Orçamento semanal entre R$ 2.000 e R$ 2.200


Com essa tabela, Jorge e Elias sabem exatamente o que fazer, por que fazer, onde e quando executar, como realizar o processo e qual o limite de gastos. Essa clareza reduz dúvidas e aumenta a eficiência.


Aplicações do 5W2H em Outros Departamentos

O 5W2H não se limita apenas à cozinha. Você pode aplicar essa ferramenta em qualquer setor do seu negócio para organizar processos e garantir resultados. Veja alguns exemplos:


Financeiro: Como abrir e fechar caixa, fazer conciliações bancárias, controlar pagamentos e recebimentos.


Marketing: Planejamento de campanhas, produção de conteúdo, gestão de redes sociais.


Vendas: Atendimento ao cliente, fechamento de pedidos, pós-venda.


Operações: Controle de estoque, manutenção de equipamentos, limpeza e organização.


Você pode criar uma tabela 5W2H para cada tarefa relevante em cada departamento, ou até mesmo para cada colaborador, facilitando o acompanhamento individualizado.


Como Implementar o 5W2H na Sua Empresa

Agora que você compreendeu o conceito e viu exemplos práticos, é hora de colocar em prática. Aqui estão algumas dicas para implementar o 5W2H de forma eficaz:


Reserve um tempo para mapear as tarefas: Com calma, reúna informações sobre o que cada colaborador faz, quais processos seguem e quais desafios enfrentam.


Use papel, caneta e prancheta: Faça anotações, crie suas tabelas e não tenha medo de corrigir e ajustar conforme for entendendo melhor o fluxo.


Comece por pessoa e depois vá para departamentos: Mapeie o 5W2H para cada colaborador, depois consolide em tabelas por setor.


Compartilhe as tabelas com o time: Coloque as tabelas em locais visíveis, como cartolinas nas áreas de trabalho, para que todos possam consultar sempre que precisarem.


Treine sua equipe: Explique a importância da ferramenta, como consultá-la e incentive o uso para esclarecer dúvidas e evitar retrabalho.


Revise e atualize periodicamente: À medida que seu negócio evolui, processos mudam. Mantenha as tabelas atualizadas para garantir que continuem relevantes.


Benefícios de Usar o 5W2H na Gestão de Tarefas

Ao adotar o 5W2H, você vai perceber uma série de benefícios para sua empresa e sua gestão, como:


Clareza e organização: Tarefas definidas de forma clara evitam confusões e ajudam na padronização dos processos.


Autonomia para o time: Com as informações disponíveis, colaboradores ganham segurança para executar sem depender do gestor o tempo todo.


Redução de retrabalho: Processos bem documentados evitam erros e necessidade de refazer atividades.


Controle financeiro: Definir orçamentos para tarefas ajuda a controlar gastos e evitar surpresas.


Melhor acompanhamento: O gestor consegue monitorar o que está sendo feito, por quem, quando e como, facilitando intervenções quando necessário.


Mais tempo para o gestor: Com o time mais organizado e autônomo, você pode focar em estratégias para crescer, expandir e inovar.


Dicas Finais para Potencializar o Uso do 5W2H

Para que o 5W2H seja realmente eficaz, algumas atitudes complementares são importantes:


Seja consistente: Use a ferramenta regularmente, não apenas uma vez. A rotina de planejamento e acompanhamento é fundamental.


Incentive feedback: Peça aos colaboradores para sugerirem melhorias nos processos e nas tabelas.


Use a tecnologia a seu favor: Se preferir, digitalize as tabelas em sistemas de gestão ou aplicativos colaborativos para facilitar o acesso remoto.


Capacite sua equipe: Invista em treinamentos para que todos entendam a importância de seguir os processos documentados.


Acompanhe indicadores: Utilize os dados das tarefas para medir resultados e ajustar estratégias.


Conclusão

Delegar tarefas pode ser um dos maiores desafios para empresários e empresárias que estão crescendo seus negócios. No entanto, com a ferramenta 5W2H, você tem em mãos um método simples, prático e eficaz para organizar seu time, definir responsabilidades, padronizar processos e acompanhar resultados.


Ao aplicar o 5W2H, você cria um ambiente de trabalho mais claro e produtivo, onde cada colaborador sabe exatamente o que fazer, por que fazer, como fazer, quando fazer e quanto pode gastar. Isso gera autonomia para sua equipe e liberdade para você focar no crescimento da empresa.


Não deixe para depois: pegue uma folha de papel, lápis e comece a mapear as tarefas do seu negócio hoje mesmo. Com dedicação e consistência, o 5W2H vai transformar a forma como você gerencia e faz sua empresa prosperar.


Se quiser compartilhar essa metodologia com outros empresários e empresárias, faça isso! O conhecimento compartilhado é a base para o sucesso coletivo.


Que esta ferramenta seja um passo importante na sua jornada de gestão e crescimento. Um grande abraço e até a próxima!


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Quem é João Cânovas e Nova Era Estratégia?


JOÃO CÂNOVAS é Fundador da Consultoria Nova Era Estratégia, Graduado em Publicidade e Propaganda; MBA em Marketing pela Fundação Getúlio Vargas; Especialista em Franquias pela Franchising University e Especialista em Administração Estratégica e Gestão de Negócios pela FIA-USP; Colunista na Revista Franquia; Mentor em Universidades Corporativas; tem quase 20 anos de mercado com experiência acumulada nos bastidores do marketing e da expansão de grandes franqueadoras do Brasil, entre elas a maior franqueadora do mundo de Ensino Profissionalizante e a maior do mundo no segmento de piscinas; possui Mais de 35 Redes de Franquias atendidas que somam quase 5.000 unidades; prestou suporte para mais de 1.500 franqueados; treinou mais de 400 franqueados individualmente; tem mais de 2.000 alunos on-line, autor de 7 livros e 7 ebooks.


A NOVA ERA ESTRATÉGIA é uma consultoria de negócios especializada em franchising que ajuda empresários a organizarem seus negócios para crescer.


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