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Como Delegar Tarefas SEM DOR DE CABEÇA!

  • Foto do escritor: João Cânovas
    João Cânovas
  • 3 de jul.
  • 4 min de leitura

Delegar tarefas é uma das maiores dificuldades enfrentadas por pequenos e médios empresários. A sensação de que ninguém faz as coisas como deveriam, ou que a equipe não demonstra responsabilidade, é comum. Se você se sente assim, saiba que não está sozinho. A boa notícia é que existe uma solução simples e eficaz para ajudar a organizar e otimizar a delegação de tarefas na sua empresa. Neste artigo, vamos explorar uma ferramenta poderosa que pode transformar a forma como você gerencia sua equipe e suas atividades diárias.


O Desafio da Delegação


Um ponto crucial na gestão de qualquer negócio é a capacidade de delegar tarefas de forma eficaz. Muitos empresários relatam que, mesmo quando tentam delegar, as tarefas não são concluídas da maneira esperada. Isso pode gerar frustração e uma sensação de perda de controle. Para lidar com essa situação, é preciso ter clareza sobre o que cada membro da equipe está fazendo, em que etapa estão as tarefas e o que ainda precisa ser feito. A falta dessa visibilidade pode levar a atrasos, retrabalho e, consequentemente, a uma queda na produtividade.


Apresentando o Quadro Kanban


Uma ferramenta que pode ajudar nesse processo é o quadro Kanban. Originado do Japão, o Kanban é uma metodologia visual que permite acompanhar o fluxo de trabalho de maneira clara e organizada. A boa notícia é que você não precisa de tecnologia complexa para implementá-lo; um simples pedaço de papel ou uma cartolina pode ser tudo o que você precisa.


Como Criar Seu Quadro Kanban


Para criar seu quadro Kanban, você precisará de papel, caneta e algumas post-its. Vamos dividir o quadro em quatro quadrantes:


Fazer: Tarefas que precisam ser feitas.

Em Andamento: Tarefas que estão sendo executadas.

Aguardando: Tarefas que estão pendentes por algum motivo.

Feito: Tarefas que já foram concluídas.


Além disso, você pode personalizar o quadro de acordo com os departamentos da sua empresa, como:


Comercial

Marketing

Logística

Produção


Com essa estrutura, você poderá visualizar claramente quem está fazendo o quê, o que está em andamento e o que ainda precisa ser finalizado. Isso proporciona uma visão muito mais clara do fluxo de trabalho e ajuda a identificar rapidamente quaisquer gargalos.


Benefícios do Quadro Kanban


Implementar o quadro Kanban traz diversos benefícios para a gestão do seu negócio:


Clareza: Você terá uma visão clara das tarefas em andamento, o que ajuda a evitar confusões e mal-entendidos.

Responsabilidade: Cada membro da equipe saberá exatamente o que precisa fazer, o que aumenta a responsabilidade individual.

Agilidade: O acompanhamento visual permite que você identifique rapidamente tarefas atrasadas e tome ações corretivas.

Engajamento: A equipe se sente mais envolvida ao ver seu progresso e contribuições de forma visual.

Como Usar o Quadro Kanban no Dia a Dia


Uma das grandes vantagens do Kanban é sua flexibilidade. Você pode adaptá-lo ao seu estilo de trabalho e às necessidades específicas da sua equipe. Por exemplo, você pode decidir criar um quadro diário, semanal ou mensal, dependendo do ritmo de trabalho da sua empresa. A ideia é que você possa mover os post-its de uma coluna para outra à medida que as tarefas progridem.


Além disso, você pode adicionar colunas extras, se necessário. Por exemplo, uma coluna para "Revisão" ou "Aguardando Aprovação" pode ser útil em alguns contextos. O importante é que o quadro atenda às suas necessidades e ajude a sua equipe a manter o foco e a produtividade.


Superando Desafios na Delegação


Embora o quadro Kanban seja uma ferramenta poderosa, é importante reconhecer que a delegação de tarefas também envolve aspectos comportamentais e culturais na empresa. Aqui estão algumas dicas para garantir que a delegação seja eficaz:


Comunique-se Claramente: Ao delegar uma tarefa, explique claramente o que precisa ser feito e quais são as expectativas.

Ofereça Suporte: Esteja disponível para responder perguntas e fornecer orientações quando necessário.

Defina Prazo: Estabelecer prazos ajuda a criar um senso de urgência e a manter a equipe focada.

Feedback: Forneça feedback regular sobre o desempenho e as tarefas concluídas. Isso ajuda a melhorar continuamente o processo.

Conclusão


Delegar tarefas não precisa ser uma dor de cabeça. Com a implementação do quadro Kanban, você pode transformar a forma como sua equipe trabalha. A simplicidade e a eficácia dessa ferramenta ajudarão você a ter mais clareza sobre as atividades em andamento, a responsabilidade de cada membro da equipe e a otimização dos processos. Ao adotar essa metodologia, você não apenas economiza tempo, mas também cria um ambiente de trabalho mais colaborativo e produtivo.


Se você gostou deste conteúdo e acredita que ele pode ajudar outros empresários, não hesite em compartilhar! E lembre-se, a delegação eficaz é um dos caminhos mais seguros para levar seu negócio ao próximo nível. Vamos juntos nessa jornada!


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Quem é João Cânovas e Nova Era Estratégia?


JOÃO CÂNOVAS é Fundador da Consultoria Nova Era Estratégia, Graduado em Publicidade e Propaganda; MBA em Marketing pela Fundação Getúlio Vargas; Especialista em Franquias pela Franchising University e Especialista em Administração Estratégica e Gestão de Negócios pela FIA-USP; Colunista na Revista Franquia; Mentor em Universidades Corporativas; tem quase 20 anos de mercado com experiência acumulada nos bastidores do marketing e da expansão de grandes franqueadoras do Brasil, entre elas a maior franqueadora do mundo de Ensino Profissionalizante e a maior do mundo no segmento de piscinas; possui Mais de 35 Redes de Franquias atendidas que somam quase 5.000 unidades; prestou suporte para mais de 1.500 franqueados; treinou mais de 400 franqueados individualmente; tem mais de 2.000 alunos on-line, autor de 7 livros e 7 ebooks.


A NOVA ERA ESTRATÉGIA é uma consultoria de negócios especializada em franchising que ajuda empresários a organizarem seus negócios para crescer.


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